Djinvoice

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Elektronische Rechnungsnachverarbeitung

Durch den Erhalt von monatlichen Rechnungen auf Papier wird die Rechnungsprüfung und Kostenrechnung zu einer zeitraubenden und aufwendigen Tätigkeit. Das betrifft insbesondere die monatlichen Massenrechnungen für die Bereiche Festnetz, Mobilfunk, Kreditkarten, Hardwareleasing, Fahrzeugleasing oder Tankkarten.

Die Folge ist mehrfache manuelle Erfassung von Stammdaten z.B. im Einkauf, IT/TK oder Finanzbuchhaltung. Außerdem ist eine rechnerische und inhaltliche Prüfung nur mit hohem Aufwand möglich oder wird komplett vernachlässigt. Zudem ist kein qualifiziertes Controlling und Berichtswesen trotz genutztem ERP-System möglich und weitere manuelle Tätigkeiten wie scannen, archivieren und schreddern fallen zusätzlich an.

Mit unserer elektronischen Rechnungsnachverarbeitung Djinvoice können Sie nahezu alle Massenrechnungen, die bisher in papierform eingetroffen sind, jetzt elektronisch verarbeiten. Hierbei können die elektronischen Rechnungen kreditoren- und formatunabhängig (XMLCSV, EXCEL, EDIFACT) verarbeitet werden.

Außerdem passt sich unsere Softwarelösung Ihrer Unternehmensstruktur an. Schon bei der Stammdatenaufbereitung können beliebige Felder, Pflicht- und Kannfelder berücksichtigt werden. Bereits bei der Installation fließen Ihre Wünsche zur Datenpflege und Verwaltung ein.

Mit einer einheitlichen Struktur Ihres Unternehmens (z.B. über einen Kostenstellenplan, Organigramm) wird die Verwaltung Ihrer Stammdaten sehr übersichtlich dargestellt. Zu jedem Zeitpunkt wissen Sie, welche Abrechnungskonten (z.B. Tankkarten, Mobilfunkkarten, Anschlüsse oder Hardware), welchen Mitarbeitern und Kostenstellen zugeordnet sind. Die Abrechnungskonten können per "Drag&Drop" einer Gruppe in der Hierarchiestruktur zugeordnet werden. Durch die einzigartige Vererbungsfunktionalität und Kopiermechanismen erreichen Sie bei der Stammdatenpflege enorme Zeitvorteile und doppelte Eingaben werden verhindert.

Auch die Trennung nach Gesellschaften oder Tochterfirmen ist im Djinvoice ohne weiteres realisierbar, wodurch Sie eine echte Mandantenfähigkeit erhalten.

Ein effektives Plugin-System ermöglicht die Anbindung von nahezu jedem elektronischen System. Zum Beispiel sind automatische Stammdatenabgleiche über HR, Active Directory, LDAP oder ERP ohne weiteres möglich. Hierdurch werden die Verwaltungsprozesse nochmals beschleunigt und Fehlerquellen durch manuelle Eingaben verhindert. Zusätzlich stellt die integrierte Berechtigungssteuerung sicher, dass vertrauliche Daten nicht unberechtigt eingesehen werden. Sie können für jeden Nutzer entsprechende Rechte für verschiedene Mandaten, Kreditoren (Anbieter), Unternehmensbereiche und Berichte setzen.

Vorteile und Nutzen

  • Entlastung mehrerer Fachbereiche durch automatisierte Prozesse und Schnittstellen
  • Effektive Rechnungsprüfung zur Reduzierung der Rechnungssumme um bis zu 10% 
  • Weitere Einsparungspotentiale durch aussagekräftige Auswertungen und Analysen
  • individuelle Eingabefelder für beste Stammdatenpflege
  • Stärkung des Kostenbewusstseins durch zeitnahe Informationsbereitstellung
  • Korrekte Buchungsmappen für beliebige ERP-Systeme
  • Senkung Ihrer Bearbeitungs- und Verwaltungskosten um mindestens 80%
  • echtes Mehrwertsystem für diverse Fachbereiche

Leistungsmerkmale

  • automatisierte Rechnungsnachverarbeitung für Massenrechnungen
  • kundenspezifische Schnittstellen ohne Kompromisse
  • datei- und formatunabhängige Rechnungsverarbeitung (u.a. EDIFACT, XML, CSV, Excel)
  • automatisierte Rechnungsprüfung bis auf Positionsebene
  • kundenspezifische Vertragsverwaltung für Hardware, Kfz, Mobilfunk, Festnetz
  • Berichte für Controlling, Kostentransparenz und Geschäftsführung
  • Buchungserstellung für beliebige ERP-Systeme
  • leistungsfähiges Plugin-System für individuelle Anforderungen
  • echte Mandantenfähigkeit
  • revisionssicher
  • mehrsprachig

Systemvoraussetzung

Djinvoice ist eine Java Applikation. Sie kann auf jeder Plattform genutzt werden, für die eine Java Virtuelle Maschine existiert. Außerdem wird eine Datenbank benötigt, wobei kein eigener Datenbankserver verwendet werden muss. Die Anwendung kann mühelos auf einem bestehenden Datenbankserver laufen. Unter anderem werden die folgenden Datenbanken unterstützt: MySql, MariaDB, SQL-Server, Sybase und Oracle.

Installation

Die Installation ist denkbar einfach. Nachdem die Programmdateien in ein Verzeichnis Ihrer Wahl kopiert wurden, muss nur noch eine Verbindug zur Datenbank hergestellt werden. Die richtige Java Runtime ist im Lieferumfang enthalten, muss nicht separat installiert werden und kann parallel mit anderen Java Runtime Versionen auf einem System laufen. Außerdem findet keine Installation von Registry-Einträgen oder DLL-Dateien statt.

Unsere Softwarelösung ist in multinationalen Konzernen, in mittelständischen Unternehmen, bei ITK-Dienstleistern, in Städten und Kommunen und bei Telekommunikationsanbietern im Einsatz. Überzeugen Sie sich selbst von der Leistungsfähigkeit unserer Rechnungsnachverarbeitung und vereinbaren Sie gleich einen Präsentationstermin (WebSession oder vor Ort). Unsere Mitarbeiter freuen sich auf Ihre Herausforderung.

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Über Uns

Seit über 20 Jahren ist die Komm-Kontroll GmbH einer der führenden Unternehmen in den Bereichen Rechnungsnachverarbeitung, Rechnungsprüfung, Vertragsmanagement, Tarifoptimierung, Mobilfunkmanagement, Festnetzmanagement und Datenautomation. In dieser Zeit konnten wir das Vertrauen vieler unterschiedlicher Kunden gewinnen und freuen uns auch auf Ihre Herausforderung!

Kontakt

Komm-Kontroll GmbH, Fasanenweg 25, 22145 Hamburg

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