E-Invoicing

eInvoice

E-Invoicing für Unternehmenskunden

Jedes Jahr werden in Deutschland nach Schätzung der Bundesregierung ca. 32 Milliarden Papierrechnungen versendet. Diese Rechnungen müssen ausgedruckt, kuvertiert und frankiert werden. Anschließend werden die Rechnungen zur Poststelle gebracht und sind dann mehrere Tage unterwegs. Beim Rechnungsempfänger eingetroffen, werden die Papierrechnungen zunächst ausgepackt, eingescannt und durchlaufen eine manuelle Rechnungsprüfung. Danach folgen diverse Freigabeprozesse, die Bezahlung und die Archivierung der Rechnungsbelege.

Alle beschriebenen Vorgänge verursachen hohe Prozesskosten bei Papier, Druck, Porto und einen enormen Zeitaufwand beim Rechnungsversender und Rechnungsempfänger. Zusätzlich führen diese Vorgänge oft zu Fehlern, Zahlungsverzug und einer hohen Umweltbelastung.

Die Lösung bietet hier E-Invoicing (digitale Rechnungsstellung). Das ist der Rechnungsversand von digitalen Rechnungen im strukturierten Rechnungsformat, der auf der Empfängerseite automatisiert weiterverarbeitet werden kann. Hiermit werden fehleranfällige und zeitaufwendige Prozesse durch effiziente und umweltfreundliche Verfahren ersetzt. Dies ermöglicht enorme Kosteneinsparungen und führt zu einer Win-Win-Situation für Rechnungssteller und Rechnungsempfänger.

In Deutschland fiel der Startschuss für E-Invoicing bei öffentlichen Aufträgen, bereits durch die EU-Richtlinie 2014/55/EU vom 16.04.2014 und wird für öffentliche Auftraggeber (am 27.11.2019) und öffentliche Behörden (am 27.11.2020) zur Pflicht.

Außerdem hat der Gesetzgeber mit dem Steuervereinfachungsgesetz vom 1. Juli 2011, Unternehmen in die Lage versetzt, Rechnungen per E-Mail ohne digitale Signatur oder EDI-Verfahren zu versenden. Dies beseitigt hohe bürokratische Hürden und stellt eine digitale Rechnung auf die gleiche rechtliche Grundlage, wie eine Papierrechnung. Die zusätzliche Berichterstattung zum E-Invoicing in den Medien trägt dazu bei, dass immer mehr Unternehmen auf digitale Rechnungsstellung umsteigen.

Unser Softwaresystem Djinvoice wandelt ihr internes Rechnungsformat (aus Ihrem Abrechnungssystem) automatisch in ein Rechnungsformat um, dass Ihre Kunden ohne Zeitverlust weiterverarbeiten können. Dadurch automatisieren Sie Ihren Abrechnungsprozess, verhindern Medienbrüche und erhalten Ihre Zahlungen schneller.

Ihr internes Rechnungsformat wird mit Djinvoice automatisch eingelesen, validiert, rechnerisch geprüft und gegen Ihre Stamm- und Kundendaten abgeglichen. Anschließend findet die automatische Konvertierung in das vereinbarte Zielformat (z.B. XRechnung, ZUGFeRD 2.0, XML, EDIFACT, CSV) statt. Zur visuellen Prüfung wird gleichzeitig eine PDF/A-Datei (in Ihrem Rechnungslayout) für Ihre Kunden erzeugt. Im weiteren Verlauf werden die konvertierten Rechnungen im vereinbarten Übertragungsweg (z.B. per X.400, AS2E-Mail, SFTP, Web-Portal) bereitgestellt und zu Ihrem Archivierungssystem übertragen.

Durch elektronische Stamm- und Kundendaten in Verbindung mit elektronischen Rechnungsdaten, erhält Ihre Debitorenbuchhaltung vollständige Transparenz zum Abrechnungsprozess. So werden detaillierte Analysen möglich und Sie können z.B. erkennen, welche Rechnungen in Zahlungsverzug geraten.

Über unser zusätzliches Self-Care-Portal erhalten Ihre Kunden eine komfortable Informationszentrale. Durch die permanente Verfügbarkeit ist sichergestellt, dass Ihre Kunden jederzeit alle wichtigen Informationen zu Stammdaten, Rechnungsdaten und Kostenentwicklungen auf Knopfdruck erhalten. Damit steigern Sie Ihre Servicequalität und entlasten Ihre Mitarbeiter.

Wir begleiten Sie auf dem Weg zum E-Invoicing und unterstützen Sie bei der Umstellung auf den digitalen Rechnungsversand. Profitieren Sie jetzt von den Vorteilen der elektronischen Rechnungsstellung und senken Sie Ihre Abrechnungskosten.

Vorteile und Nutzen

  • digitale Rechnungsstellung ohne Zeitverlust
  • keine Papier-, Druck- und Portokosten
  • früherer Zahlungseingang
  • vollständige Transparenz
  • hohe Kosteneinsparungen
  • detaillierte Analysen zur Kostensenkung
  • Vermeidung von Medienbrüchen und Fehlern
  • Reduzierung der Arbeitsbelastung für die Mitarbeiter

Leistungsmerkmale

  • automatisches Einlesen des kundenspezifischen Eingangsformats
  • automatische Validierung Eingangs- und  Zielformate
  • automatische Konvertierung in kundenspezifische Zielformat
  • automatische Erstellung einer PDF/A-Datei
  • automatischer Versand und Bereitstellung der Rechnungsdaten
  • leistungsfähiges Plugin-System für individuelle Anforderungen
  • echte Mandantenfähigkeit
  • revisionssicher

Systemvoraussetzung

Djinvoice ist eine Java Applikation. Sie kann auf jeder Plattform genutzt werden, für die eine Java Virtuelle Maschine existiert. Außerdem wird eine Datenbank benötigt, wobei kein eigener Datenbankserver verwendet werden muss. Die Anwendung kann mühelos auf einem bestehenden Datenbankserver laufen. Unter anderem werden die folgenden Datenbanken unterstützt: MySql, MariaDB, SQL-Server und Oracle.

Installation

Die Installation ist denkbar einfach. Nachdem die Programmdateien in ein Verzeichnis Ihrer Wahl kopiert wurden, muss nur noch eine Verbindug zur Datenbank hergestellt werden. Die richtige Java Runtime ist im Lieferumfang enthalten, muss nicht separat installiert werden und kann parallel mit anderen Java Runtime Versionen auf einem System laufen. Außerdem findet keine Installation von Registry-Einträgen oder DLL-Dateien statt.

Überzeugen Sie sich selbst von der Leistungsfähigkeit unserer Lösungen und vereinbaren Sie jetzt einen Präsentationstermin (WebSession oder vor Ort bei Ihnen).

Über Uns

Seit über 30 Jahren ist die Komm-Kontroll GmbH einer der führenden Unternehmen in den Bereichen digitale Rechnungsverarbeitung, digitaler Datenaustausch, IT-Asset-Management und Telecom Expense Management.  In dieser Zeit konnten wir das Vertrauen vieler unterschiedlicher Kunden gewinnen und freuen uns auch auf Ihre Herausforderung!

Kontakt

Komm-Kontroll GmbH, Fasanenweg 25, 22145 Hamburg

Telefon: +49-40-752558-0
Fax: +49-40-752558-50
E-Mail: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!

Geschäftszeiten:
Montag - Freitag von 08:30 Uhr bis 17:00 Uhr

 

Cookies erleichtern die Bereitstellung unserer Dienste. Mit der Nutzung unserer Dienste erklären Sie sich damit einverstanden, dass wir Cookies verwenden.