Digitale Rechnungsverarbeitung

Digitale Rechnungsverarbeitung

Digitale Rechnungsverarbeitung

Schaut man sich den Weg einer papierbasierten Rechnung genauer an, wird schnell deutlich, dass eine Rechnung heute zu 99% aus einem elektronischen Billing-System erstellt wird. Die zuvor erstellte Rechnung muss jetzt ausgedruckt, kuvertiert und frankiert werden. Dies bedeutet Papierkosten, Druckkosten, Portokosten und enormen Zeitaufwand für die Mitarbeiter. Schließlich wird die Rechnung zur Poststelle gebracht und ist dann mehrere Tage unterwegs, bis Sie beim Rechnungsempfänger eintrifft.

Beim Rechnungsempfänger eingetroffen, wird die Papierrechnung ausgepackt, eingescannt und archiviert. Dann erfolgen die manuelle Rechnungsprüfung und der Freigabeprozess inkl. Stammdatenpflege. Jetzt wird die Rechnung gebucht und anschließend zur Zahlung freigegeben.

So werden bei verschiedenen Erhebungen die Kosten für die Erstellung einer Papierrechnung auf ca. 12,-€ geschätzt. Beim Rechnungseingansprozess hingegen, werden die Kosten für eine Papierrechnung auf ca. 18,-€ geschätzt (eco).

Dennoch sind die genauen Kosten nur schwer zu beziffern, da jedes Unternehmen und jede Verwaltung im Umgang mit Papierrechnungen individuelle Arbeitsabläufe und Voraussetzungen haben. Fakt ist, dies sind alles sehr zeitraubende, ineffiziente und zugleich umweltschädliche Prozesse.

Mit digitalen Rechnungen werden oft bis zu 80 Prozent Kosteneinsparungen im Bearbeitungsprozess gegenüber papierbasierten Rechnungen erzielt. Im Vergleich zu papierbasierten Rechnungen werden Medienbrüche verhindert, Bearbeitungszeiten verkürzt, Mitarbeiter entlastet und Skontoerträge gesteigert.

Eine digitale Rechnung kann bereits eine Rechnung im PDF-Format sein, die z.B. per E-Mail an den Rechnungsempfänger übertragen wird. Dabei ist eine aufwendige qualifizierte Signatur nicht mehr erforderlich. Denn seit dem Steuervereinfachungsgesetz vom 1. Juli 2011 hat der Gesetzgeber die Unternehmen in die Lage versetzt, Rechnungen per E-Mail ohne digitale Signatur oder EDI-Verfahren zu versenden.

Dies beseitigt hohe bürokratische Hürden und stellt eine digitale Rechnung auf die gleiche rechtliche Grundlage, wie eine Papierrechnung. Außerdem ist keine gesonderte Zustimmung seitens des Rechnungsempfängers für eine Rechnung per E-Mail erforderlich und kann stillschweigend erteilt werden. Dennoch kann eine digitale Rechnung im PDF-Format, immer noch nicht automatisiert verarbeitet werden. Rechnungen im PDF-Format fehlen strukturierte und maschinell verwertbare Inhalte.

Hierzu werden digitale Rechnungen benötigt, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt wurden. Üblicherweise wird dann zu einer Rechnung im PDF/A-Format, eine weitere Datei im Format ASCII, CSV, EXCEL, IDOC, ZUGFeRD, XRechnung, XML oder EDIFACT beigefügt. In dieser zusätzlichen Datei liegen die Rechnungsinhalte in einem strukturierten und elektronischen Format vor, welches dann eine automatisierte Rechnungsverarbeitung beim Rechnungsempfänger ermöglicht.

Zusätzlich genügt aus steuerlicher Sicht, für den Vorsteuerabzug bei einer digitalen Rechnung, ein innerbetriebliches Kontrollverfahren. Das Kontrollverfahren soll eine verlässliche Prüfung zwischen Rechnung und Leistung gewährleisten. Hierzu ist eine Software zur digitalen Rechnungsverarbeitung das ideale Werkzeug.

Mit unserem Softwaresystem Djinvoice versetzen wir Sie in die Lage, beliebige digitale Rechnungen in einem strukturierten Format zu verarbeiten. Dabei können die Eingangsrechnungen einen Bestellbezug haben oder auch keinen. Die digitalen Rechnungen werden zunächst automatisch auf das vereinbarte Format und auf rechtliche Pflichtangaben (§14 Abs. 4 und §14a UStG) geprüft. Im weiteren Verlauf erfolgt das Einlesen der Rechnungsdaten, die rechnerische Prüfung, ein Stammdatenabgleich und die Kostenrechnung. Schließlich erfolgt die Ausgabe Ihrer Buchungs- und Rechnungsdaten an ein beliebiges ERP- und Archivsystem.

Unsere Softwarelösung passt sich Ihrer Unternehmensstruktur und Ihren Anforderungen an. Schon bei der Stammdatenaufbereitung können beliebige Felder, wie Pflicht- und Kannfelder berücksichtigt werden. Durch eine einheitliche Struktur Ihres Unternehmens (z.B. über einen Kostenstellenplan, Organigramm) wird die Verwaltung Ihrer Stammdaten sehr übersichtlich dargestellt. Zu jedem Zeitpunkt haben Sie die vollständige Übersicht zu Ihren Rechnungsdaten, Stammdaten und dem Bearbeitungsprozess.

Darüber hinaus lässt sich Ihr Berichtswesen mit unserem leistungsfähigen E-Mailversand automatisieren. So erhalten Kostenstellenverantwortliche, Kunden und Mitarbeiter z.B. Rechnungskopien oder aussagekräftige Berichte zur Kostenentwicklung in Ihrem Zuständigkeitsbereich.

Über unser zusätzliches Self-Care-Portal erhalten Ihre Kunden eine komfortable Informationszentrale. Durch die permanente Verfügbarkeit ist sichergestellt, dass Ihre Kunden jederzeit alle wichtigen Informationen zu Stammdaten, Assets,  Rechnungsdaten und Kostenentwicklungen auf Knopfdruck erhalten. Damit steigern Sie Ihre Servicequalität und entlasten Ihre Mitarbeiter.

Ein effektives Plugin-System ermöglicht die Anbindung von nahezu jedem elektronischen System. Hierdurch können Rechnungsdaten mit anderen Unternehmensdaten wie Bestelldaten oder Kostenstellen abgeglichen werden. Somit lassen sich kosten- und zeitsparende Freigabeprozesse einrichten und automatisieren. Manuelle Fehleingaben werden verhindert und die Leistung in der Kreditorenbuchhaltung gesteigert.

Zusätzlich stellt die integrierte Berechtigungssteuerung sicher, dass vertrauliche Daten nicht unberechtigt eingesehen werden. Sie können für jeden Nutzer entsprechende Berechtigungen für verschiedene Mandaten, Kreditoren (Anbieter), Unternehmensbereiche und Berichte definieren.

 

Vorteile und Nutzen

  • automatisierte Rechnungsverarbeitung
  • minimaler Zeitaufwand
  • effektive Rechnungsprüfung
  • automatische Kostenrechnung
  • Steigerung der Skontoerträge
  • korrekte Buchungsdaten für beliebiges ERP-System
  • echtes Mehrwertsystem für diverse Fachbereiche
  • Senkung Ihrer Bearbeitungs- und Verwaltungskosten um mindestens 80%
  • Entdeckung von Einsparungspotentialen durch aussagekräftige Auswertungen

Leistungsmerkmale

  • automatisierte Rechnungsverarbeitung für digitale Rechnungen
  • Anbindung von kundenspezifischen Schnittstellen ohne Kompromisse
  • datei- und formatunabhängige Rechnungsverarbeitung (u.a. EDIFACT, XML, CSV, Excel)
  • automatisierte Rechnungsprüfung bis auf Positionsebene
  • kundenspezifische Eingabefelder für Verwaltung und Auswertung
  • Berichte für Controlling, Kostentransparenz und Geschäftsführung
  • leistungsfähiges Plugin-System für individuelle Anforderungen
  • echte Mandantenfähigkeit
  • revisionssicher

Systemvoraussetzung

Djinvoice ist eine Java Applikation. Sie kann auf jeder Plattform genutzt werden, für die eine Java Virtuelle Maschine existiert. Außerdem wird eine Datenbank benötigt, wobei kein eigener Datenbankserver verwendet werden muss. Die Anwendung kann mühelos auf einem bestehenden Datenbankserver laufen. Unter anderem werden die folgenden Datenbanken unterstützt: MySql, MariaDB, SQL-Server und Oracle.

Installation

Die Installation ist denkbar einfach. Nachdem die Programmdateien in ein Verzeichnis Ihrer Wahl kopiert wurden, muss nur noch eine Verbindug zur Datenbank hergestellt werden. Die richtige Java Runtime ist im Lieferumfang enthalten, muss nicht separat installiert werden und kann parallel mit anderen Java Runtime Versionen auf einem System laufen. Außerdem findet keine Installation von Registry-Einträgen oder DLL-Dateien statt.

Überzeugen Sie sich selbst von der Leistungsfähigkeit unserer Lösungen und vereinbaren Sie jetzt einen Präsentationstermin (WebSession oder vor Ort bei Ihnen).

Über Uns

Seit über 30 Jahren ist die Komm-Kontroll GmbH einer der führenden Unternehmen in den Bereichen digitale Rechnungsverarbeitung, digitaler Datenaustausch, IT-Asset-Management und Telecom Expense Management.  In dieser Zeit konnten wir das Vertrauen vieler unterschiedlicher Kunden gewinnen und freuen uns auch auf Ihre Herausforderung!

Kontakt

Komm-Kontroll GmbH, Fasanenweg 25, 22145 Hamburg

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Fax: +49-40-752558-50
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