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Elektronische Rechnung als Visitenkarte

Eine Rechnung ist ein Dokument, das Angaben über die Leistung (Art, Menge, Datum, Preis), die Zahlung (Zahlungsbedingungen, Bankverbindungen), den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des Rechnungstellers sowie des Leistungsempfängers beinhaltet.

Die Rechnung kann auf dem klassischen Wege, in papierform an den Rechnungsempfänger zugestellt oder komfortabel auf dem elektronischem Weg übermittelt werden.

Für die elektronische Übermittlung der Rechnung, müssen die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts gewährleistet sein.

Hierzu stehen drei Lösungen zur Auswahl:

  • Bei der ersten Lösung, kann die elektronische Rechnung mit einer qualifizierten digitalen Signatur versehen werden, um die Anforderungen zu erfüllen. Darüber hinaus wird die Rechnung verschlüsselt, so dass nur der berechtigte Rechnungsempfänger sie lesen kann.
  • Mit der zweiten Lösung kann, die ausgestellte Rechnung im EDIFACT-Format erstellt werden und am elektronischen Datenaustausch (X.400 Business Mail, AS2) teilnehmen.
  • Bei der dritten Lösung, kann die Rechnung in einem beliebigen elektronischen Format erstellt (u.a. XML, CSV, EXCEL, PDF oder EDIFACT) und versendet (u.a. E-Mail, SFTP, X.400, AS2) werden. Auf der Seite des Rechnungsempfänger, muss jedoch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren existieren, mit dem der Empfänger die Rechnung auf ihre Echtheit und Richtigkeit prüfen kann.

Dennoch müssen nachfolgende Rechnungsangaben für einen Vorsteuerabzug vorhanden sein:

Pflichtangaben in der Rechnung
 
1. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift
   a) des Rechnungserstellers sowie
   b) des Rechnungsempfängers
2. Steuernummer vom Finanzamt oder die vom Bundesamt für Finanzen erteilte USt-Identifikationsnummer des Rechnungserstellers
3. eine eindeutige Rechnungsnummer
4. ein Rechnungsdatum
5. die Menge und die handelsübliche Bezeichnung des Gegenstandes oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung
6. den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstige Leistungen
7.
   a) das Entgelt für jeden Steuersatz oder jede Befreiung und
   b) jede im Voraus vereinbarte Preisminderung, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist
8. den anzuwendenden Steuersatz
9. den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag

Sinnvolle Ergänzungen, die das Controlling einer Rechnung vereinfachen:

Sinnvolle Ergänzung in der Rechnung
 
1. eine eindeutige, elektronisch verwertbare Kennzeichnung der Lieferung oder Leistung mit einer Artikelnummer
2. alle Kosten, die einer physikalischen oder logischen Einheit entspringen (z.B. Telefonnummer, Stromzähler, Kfz-Kennzeichen, Vertrag), müssen dieser Einheit über eine eindeutige, gleichbleibende Kennung zugeordnet sein.

Wenn Sie auf der Suche nach einer Softwarelösung zum Erstellen von elektronischen Rechnungen sind oder in die elektronische Rechnungsverarbeitung einsteigen möchten, dann sind wir der richtige Ansprechpartner für Ihr Vorhaben.

Überzeugen Sie sich selbst von der Leistungsfähigkeit unserer Dienstleistungen und vereinbaren Sie gleich einen Präsentationstermin (WebSession oder vor Ort). Unsere Mitarbeiter nehmen gerne Ihre Anforderungen auf und erarbeiten für Sie die beste Lösung.

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Seit über 20 Jahren ist die Komm-Kontroll GmbH einer der führenden Unternehmen in den Bereichen Rechnungsnachverarbeitung, Rechnungsprüfung, Vertragsmanagement, Tarifoptimierung, Mobilfunkmanagement, Festnetzmanagement und Datenautomation. In dieser Zeit konnten wir das Vertrauen vieler unterschiedlicher Kunden gewinnen und freuen uns auch auf Ihre Herausforderung!

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