Reisekostenmanagement

Software Reisekostenmanagement

Reisekostenmanagement für Unternehmen

Die Zahl der Geschäftsreisen steigt immer weiter an. Hierfür ist unter anderem die Globalisierung der Unternehmen verantwortlich, durch die immer mehr internationale Konzerne entstehen. Außerdem fördern Geschäftsreisen das Wachstum des Unternehmens, unterstützen das Kerngeschäft und sind oft der Schlüssel zum Erfolg.

Auf der anderen Seite verursachen Geschäftsreisen auch Reisekosten und dieser Kostenblock ist für Unternehmen nicht unerheblich. Zusätzlich sorgen stetig steigende Flug-, Mietwagen-, Hotel- und Bahnpreise für anhaltenden Kostendruck im Unternehmen. Außerdem muss die steigende Anzahl der Geschäftsreisen verlässlich gemanagt werden.

Dadurch ist der Alltag im Reisekostenmanagement mit vielen zeitraubenden Tätigkeiten verbunden. Hierbei muss eine Geschäftsreise zunächst kontrolliert, anschließend kontiert, abgerechnet und schließlich bezahlt werden. Oft entstehen im Zuge einer Geschäftsreise, innerhalb eines Tages mehrere hundert Euro an Reisekosten (z.B. Bahnticket, Taxi, Hotel und Geschäftsessen).

Vor allem große Unternehmen oder Firmen, die ihre Mitarbeiter regelmäßig auf Geschäftsreisen schicken, benötigen mehr Komfort und Sicherheit für die eigenen Mitarbeiter. Denn kein Mitarbeiter möchte gerne in Vorkasse gehen und erst recht nicht viel Bargeld mit sich führen. Parallel dazu, wäre eine Reduzierung der zeitraubenden Tätigkeiten im Reisekostenmanagement wünschenswert.

Deshalb kommen immer öfter sogenannte Firmenkreditkarten zum Einsatz. Die Firmenkreditkarte (Corporate Card) garantiert dem Mitarbeiter Liquidität und Flexibilität. Außerdem profitiert das Unternehmen vom umfangreichen Versicherungsschutz und zahlreichen Vergünstigungen.

Mit unserer Softwarelösung Djinvoice erreichen Sie im Reisekostenmanagement eine echte Arbeitserleichterung für die Mitarbeiter im Rechnungswesen und Travel-Management. Zeitgleich erreichen Sie mit Hilfe der digitalen Rechnungsverarbeitung und Kostenrechnung erhebliche Kosteneinsparungen bei den Prozesskosten. Denn die Spesenabrechnung läuft automatisiert ab und reduziert den Verwaltungsaufwand.

Mit der integrierten Rechnungs- und Vertragsprüfung, können vereinbarte Konditionen mit dem Reiseveranstalter bis auf Positionsebene überprüft werden. Damit werden schnell Abweichungen zu den vereinbarten Konditionen erkannt.

Für die Kostentransparenz können Sie eine genaue Aufstellung sämtlicher geschäftlicher Ausgaben erstellen. Durch aussagekräftige Berichte und individuelle Exporte, die Ihnen Djinvoice bietet, können Sie die Kosten für die Fluggesellschaften, Hotels, Bahn oder Reisegesellschaften gezielt analysieren. Damit sind Einsparpotentiale schnell erkannt und helfen Ihnen die richtigen Schlüsse zu ziehen und wichtige Entscheidungen zu treffen.

Darüber hinaus lässt sich Ihr Berichtswesen mit unserem leistungsfähigen E-Mailversand automatisieren. So erhalten Kostenstellenverantwortliche, Kunden und Mitarbeiter z.B. Rechnungskopien oder aussagekräftige Berichte zur Kostenentwicklung in Ihrem Zuständigkeitsbereich.

Über unser zusätzliches Self-Care-Portal, erhalten Ihre Kunden eine komfortable Informationszentrale. Durch die permanente Verfügbarkeit ist sichergestellt, dass Ihre Kunden jederzeit alle wichtigen Informationen zu Stammdaten, Assets,  Rechnungsdaten und Kostenentwicklungen auf Knopfdruck erhalten. Damit steigern Sie Ihre Servicequalität und entlasten Ihre Mitarbeiter.

Unser effektives Plugin-System ermöglicht die Anbindung von nahezu jeder Schnittstelle. Unter anderem können Sie Ihre Kreditkartendaten von Lufthansa AirPlus, American Express, Visa und Mastercard mit anderen Unternehmensdaten, wie Mitarbeiterinformationen, Kostenstellen und Bestandsdaten automatisiert abgleichen.

Mit dem Einsatz unserer Lösung zum Reisekostenmanagement werden Ihre Bearbeitungsprozesse automatisiert, Medienbrüche verhindert und Ihre Mitarbeiter entlastet. In nur einer Datenbasis erhalten Sie so vollständige Daten für die Optimierung Ihrer Einkaufsstrategie und bei Verhandlungen mit Ihren Lieferanten.

Vorteile und Nutzen

  • alle Reisekosten auf einen Blick
  • hohe Kostentransparenz
  • automatische Kostenrechnung
  • Erkennung von Einsparpotentialen
  • Minimierung der Ausgaben für Flüge, Hotels, Autos, etc.
  • enorme Kostensenkung durch automatische Prozesse
  • aussagekräftige Reporte und Analysen auf Knopfdruck

Leistungsmerkmale

  • digitale Rechnungsverarbeitung
  • Kostenverrechnung und Buchung in beliebige ERP-Systeme
  • einzigartiges Plugin-System
  • individuelle Reporte und Analysen
  • Kostenüberwachung und Optimierung
  • mandantenfähig
  • anbieterunabhängig

Systemvoraussetzung

Djinvoice ist eine Java Applikation. Sie kann auf jeder Plattform genutzt werden, für die eine Java Virtuelle Maschine existiert. Außerdem wird eine Datenbank benötigt, wobei kein eigener Datenbankserver verwendet werden muss. Die Anwendung kann mühelos auf einem bestehenden Datenbankserver laufen. Unter anderem werden die folgenden Datenbanken unterstützt: MySqlMariaDBSQL-Server und Oracle.

Installation

Die Installation ist denkbar einfach. Nachdem die Programmdateien in ein Verzeichnis Ihrer Wahl kopiert wurden, muss nur noch eine Verbindug zur Datenbank hergestellt werden. Die richtige Java Runtime ist im Lieferumfang enthalten, muss nicht separat installiert werden und kann parallel mit anderen Java Runtime Versionen auf einem System laufen. Außerdem findet keine Installation von Registry-Einträgen oder DLL-Dateien statt.

Überzeugen Sie sich selbst von der Leistungsfähigkeit unserer Lösungen und vereinbaren Sie jetzt einen Präsentationstermin (WebSession oder vor Ort bei Ihnen).

Über Uns

Seit über 30 Jahren ist die Komm-Kontroll GmbH einer der führenden Unternehmen in den Bereichen digitale Rechnungsverarbeitung, digitaler Datenaustausch, IT-Asset-Management und Telecom Expense Management.  In dieser Zeit konnten wir das Vertrauen vieler unterschiedlicher Kunden gewinnen und freuen uns auch auf Ihre Herausforderung!

Kontakt

Komm-Kontroll GmbH, Fasanenweg 25, 22145 Hamburg

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