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EDIFACT hat einheitliche Standards für viele Bereiche
Electronic Data Interchange (EDI) verhindert Medienbrüche, hat großes Einsparpotential und ist internationaler Standard für elektronische Daten im Geschäftsverkehr.
Anfrage, Angebot, Auftrag, Lieferung oder das Begleichen einer Rechnung stellen viele manuelle Prozesse dar. Jeder einzelne Prozess wird in elektronischen Systemen (Buchhaltung, Bestellwesen,etc.) wieder neu erfaßt, obwohl sie inhaltlich gleich sind.
Solche Medienbrüche sind sehr unwirtschaftlich und fehlerbehaftet, deshalb ist es von Vorteil identische Daten aus den verschiedenen Prozessen für die Weiterbearbeitung zu nutzen. Hier schafft das EDIFACT Format eine Vereinheitlichung.
Durch den Einsatz des elektronischen Datenaustauschs von Geschäftsdokumenten werden Geschäftsprozesse gestrafft, optimiert und eine engere Kundenbindung aufgebaut. Hierbei können elektronische Dokumente durch die EDIFACT- Standards ohne Ausdrucke oder Mehrfacherfassungen in der EDV weiterverarbeitet und bei Bedarf in andere Formate übertragen werden.
Das EDIFACT Format kann für nahezu alle Geschäftsdokumente eingesetzt werden. Wichtig ist, dass die Geschäftpartner, die die Dateninhalte austauschen genaue Vereinbarungen über Pflichtfelder und Kannfelder festlegen.
Dabei werden die Dateninhalte in sogenannten Segmenten beschrieben, die wiederum in einer Message Implementation Guide (Datensatzspezifikation) eindeutig zwischen Pflichtfeld und Kannfeld unterscheidet.
Darüber hinaus werden in Subsets die branchenspezifischen Nachrichtentypen nochmals unterteilt und genauer beschrieben. Subsets können Nachrichtentypen z.B. für die Konsumgüterindustrie (EANCOM), Buchhandel (EDILIB), Telekommunikation (ETIS), Transportwirtschaft (EDITRANS) sein.
Hier ein Beispiel aus der Praxis:
Ein Kunde erhält monatlich Rechnungen im EDIFACT-Format über die BusinessMail X.400 für 350 Mobilfunkkarten, 250 Festnetzanschlüsse und 150 KFZ-Leasingverträge. Dabei werden die Eingangsrechnungen einmal die Woche abgeholt und elektronisch mit einer Nachverarbeitungsoftware bearbeitet. Ein Sachbearbeiter z.B. aus dem Rechnungswesen oder der Finanzbuchhaltung verarbeitet automatisiert die Rechnungsdaten und erstellt aussagekräftige Reports. Des weiteren werden Berichte und Rechnungsdaten an Verantwortliche und Mitarbeiter automatisiert versendet.
Das Ergbnis ist, dass nur ein Bruchteil der Zeit gegenüber der Papierrechnungen aufgewendet werden muss und die Rechnungsdaten dabei vollständig geprüft, gebucht und Berichte an Verantwortliche und Mitarbeiter mit einem Klick versendet wurden. Der Verwaltungsaufwand veringert sich erheblich, hohe Zeit- und Kostenersparnis wird erzielt. Weitaus einfachere und bessere Kostenkontrolle, Rechnungsprüfung und Vertragsverwaltung sind jetzt möglich!
